Sở Ban ngành, Huyện thị
Liên kết Websites
Thống kê truy cập



myspace tracker

QĐ về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn





UBND TỈNH LẠNG SƠN            CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

         VĂN PHÒNG                                     Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

                             

       Số:    94  /QĐ-VP                             Lạng Sơn, ngày  14  tháng  8  năm 2008

        

QUYẾT ĐỊNH

Về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ

của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn

__________

CHÁNH VĂN PHÒNG UBND TỈNH LẠNG SƠN

 

Căn cứ Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/NCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;

Căn cứ công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Quyết định số 67/QĐ-VP ngày 18 tháng 6 năm 2008 của Văn phòng UBND tỉnh về việc ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn;

         

QUYẾT ĐỊNH:

 

          Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư và Lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn.

          Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

          Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

          Điều 3. Trưởng Hành chính-Quản trị, các Phòng chuyên viên, Tổ Văn thư và Lưu trữ,  Trung tâm Tin học-Công báo trực thuộc Văn phòng và cán bộ, công chức, viên chức chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

 

                                                                                KT.CHÁNH VĂN PHÒNG

                                                                                         PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

                                                                                     

                                                                                        Đã ký

 

                                                                                   Nguyễn Quốc khánh

 

 



UBND TỈNH LẠNG SƠN        CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

       VĂN PHÒNG                                          Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

                        __________                                                                       ____________________________________

 

QUY CHẾ

Về Công tác văn thư và lưu trữ  của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 94/ QĐ- VP ngày 14/8/2008

                                    của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn)

________

 

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1. Phạm vi  áp dụng và đối tượng điều chỉnh

1. Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được áp dụng đối với các phòng, chuyên viên, cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng UBND tỉnh.

2. Đối tượng điều chỉnh của quy chế là công tác văn thư và lưu trữ:

a) Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong cơ quan; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu.

b) Công tác lưu trữ bao gồm các công viêc thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan.

 

Điều 2. Tổ chức, biên chế của văn thư và lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh

1. Tổ chức văn thư và lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh theo mô hình Tổ Văn thư và Lưu trữ, trong đó có bộ phận chuyên trách văn thư và bộ phận chuyên trách lưu trữ hiện hành trực thuộc phòng Hành chính-Quản trị;

2. Tổ Văn thư và Lưu trữ có Tổ trưởng là đầu mối tổ chức thực hiện các công việc về nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ;

3. Tổ trưởng Tổ Văn thư và Lưu trữ được hưởng phụ cấp trách nhiệm do Chánh Văn phòng quyết định.

 

Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ

1. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về công tác văn thư và lưu trữ, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ;

2. Trưởng phòng Hành chính-Quản trị có trách nhiệm tham mưu giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản của nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ;

3. Tổ trưởng Tổ Văn thư và Lưu trữ có trách nhiệm giúp Trưởng phòng Hành chính-Quản trị hướng dẫn nghiệp vụ, thu thập, quản lý đầy đủ các hồ sơ, tài liệu của Văn phòng, xây dựng các công cụ tra cứu để phục vụ khai thác có hiệu quả;

4. Cán bộ công chức, viên chức cơ quan trong quá trình theo dõi giải quyết các công việc được giao, phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

 

Điều 4. Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và lưu trữ cơ quan

1. Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ:

a) Quản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ tập lưu văn bản đi của cơ quan và giao nộp vào lưu trữ theo Quy trình quản lý văn bản đi và đến (MS: QT-HC-01) Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO-9001:2000 của Văn phòng UBND tỉnh; Quyết định số 53/QĐ-VP ngày 19/5/2008 Ban hành Quy chế tạm thời về việc sử dụng chương trình eOffice của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn;

b) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại khoản 2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư

c) Quản lý, sử dụng con dấu đúng theo quy định về công tác bảo mật;

d) Hàng ngày có trách nhiệm đưa công văn, tài liệu vào phòng làm việc của  các đồng chí lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh. Phân công văn, tài liệu để vào các ô tủ ở bộ phận văn thư theo từng phòng, bộ phận.

2. Bộ phận lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ:

a) Phối kết hợp với các Phòng, cán bộ công chức trong việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu;

b) Thu thập tài liệu không có nhu cầu tại phòng làm việc của các đồng chí lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh;

c) Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả;

d) Tổ chức thực hiện các các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của Văn phòng UBND  tỉnh theo quy định.

 

Điều 4. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

Phòng Hành chính-Quản trị hàng năm có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh phí, mua sắm các trang bị thiết bị cơ sở vật chất như: Giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ theo nhu cầu của công tác văn thư và lưu trữ, trình lãnh đạo Văn phòng xem xét quyết định.

 

Điều 5. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28/12/2000; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002, hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Công an; Quyết định số 103/QĐ-VP ngày 31/12/2007 ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước trong phạm vi Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn.

 

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

 

Mục 1

SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

 

Điều 6. Hình thức văn bản

1. Các hình thức văn bản của UBND tỉnh được phép ban hành là:

a) Văn bản quy phạm pháp luật: Chỉ thị, Quyết định.

b) Văn bản hành chính: Chỉ thị (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Công văn, Tờ trình, Thông báo, Công điện, Dự án, Đề án, Quy hoạch

c) Văn bản chuyên ngành ngoại giao (nếu có).

2. Hình thức văn bản của Văn phòng UBND tỉnh được phép ban hành là Văn bản hành chính, gồm: Quyết định, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Công văn, Tờ trình, Thông báo, Công điện, Dự án, Đề án, Quy hoạch...

 

Điều 7.  Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản

Chuyên viên được giao soạn thảo và ban hành các loại văn bản như: Văn  bản hành chính, văn bản chuyên ngành phải đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản do nhà nước quy định, tại Thông tư liên tịch số:55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ-Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

 

Điều 8. Duyệt nội dung, kiểm tra thể thức, in văn bản, ký ban hành

1. Duyệt nội dung văn bản.

a) Lãnh đạo UBND tỉnh hoặc lãnh đạo Văn phòng theo lĩnh vực được phân công duyệt nội dung văn bản do chuyên viên soạn thảo:

b) Nếu văn bản trình đủ điều kiện ban hành hoặc lãnh đạo trực tiếp chỉnh sửa, hoàn chỉnh văn bản sẽ chuyển lại cho người khởi tạo văn bản, yêu cầu chuyên viên kiểm tra, soát xét lại (về thể thức, lỗi chính tả);

c) Nếu văn bản trình của chuyên viên chưa đủ điều kiện ban hành, phải chỉnh sửa nhiều thì lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa, bổ sung, sau đó trình lại.

2.  Kiểm tra thể thức, in văn bản.

Chuyên viên nhận lại văn bản đã được lãnh đạo đồng ý về nội dung, tiến hành kiểm tra, soát xét văn bản dự thảo lần cuối cùng (về thể thức, lỗi chính tả). Sau đó in văn bản và trình lãnh đạo ký ban hành;

3. Ký ban hành văn bản.

Lãnh đạo UBND tỉnh hoặc lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh ký vào văn bản để ban hành. Trường hợp văn bản chưa đạt yêu cầu về nội dung hoặc hình thức, lãnh đạo yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo trước khi ban hành.

 

Điều 9. Chuyển văn bản cho văn thư để ban hành, vào sổ, ban hành văn bản, lưu hồ sơ.

1. Chuyển văn bản cho văn thư để ban hành.

Chuyên viên chuyển văn thư (văn bản giấy đã ký), đồng thời điền đầy đủ thông tin: trích yếu nội dung, loại văn bản... “chuyển văn thư phát hành” trên chương trình eOffice và phải chịu trách nhiệm về file đính kèm (thể thức, nội dung đúng như bản giấy đã được phê duyệt) để văn thư phát hành văn bản theo quy định.

2. Vào sổ, ban hành văn  bản, lưu hồ sơ.

Văn thư cơ quan ban hành văn bản theo các quy định của quy trình quản lý văn thư (Mã số: QT-VP-07) Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9001:2000 của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn.

 

Điều 10. Ký và sao văn bản

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký các văn bản thuộc thẩm quyền, lĩnh vực được phân công;

2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh được thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký một số loại văn bản được giao và các loại văn bản khác thuộc thẩm quyền của Văn phòng;

3. Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký sao lục, sao y bản chính hoặc trích sao gửi các Sở, Ban, Ngành và UBND các huyện, thành phố theo lĩnh vực được phân công.

 

Mục 2

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

 

Điều 11: Tiếp nhận văn bản đến.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn cơ bản sau:

1. Từ bưu điện gửi về Văn phòng UBND tỉnh.

2. Từ các cơ quan, ban ngành gửi trực tiếp tới Văn phòng UBND tỉnh qua chương trình phần mềm, thư điện tử.

3. Lãnh đạo đi họp được phát tại Hội nghị mang về.

4. Các nguồn khác. 

 

 

Điều 12. Xem xét, phân loại

Văn thư cơ quan xem xét các thông tin ghi trên bì thư:

1. Đối với các văn bản gửi chung thì bóc bao bì, trình lãnh đạo xem xét, phân công xử lý.

2. Đối với các văn bản gửi đích danh thì đóng dấu văn bản đến, vào sổ theo dõi trên phần mền, chuyển cho người có tên trên bao bì.

3. Văn bản ở bì có dấu mức độ “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” thì văn thư chỉ vào sổ theo dõi và chuyển cho người có trách nhiệm.

4. Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn” và “hoả tốc” thì ghi vào sổ theo dõi và chuyển ngay cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

 

Điều 13. Lãnh đạo Văn phòng xem xét và phân phối xử lý văn bản, đóng dấu scan (quét) văn bản và vào sổ, chuyển văn bản

1. Lãnh đạo Văn phòng xem xét và phân phối xử lý văn bản

Văn thư cơ quan trình các văn bản gửi tới Văn phòng UBND tỉnh lên lãnh đạo Văn phòng xem xét, cho ý kiến chỉ đạo và giao trách nhiệm cụ thể cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm liên quan xử lý.

2. Đóng dấu scan văn bản, vào sổ

Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản đã có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng, đóng dấu “văn bản đến” và scan văn bản, đăng ký vào sổ trên chương trình eOffice, hoặc vào sổ tay theo dõi (đối với các loại văn bản có độ mật) để xác định văn bản đã được đăng ký vào sổ văn bản đến.

3. Chuyển văn bản đến cho các cá nhân trực tiếp liên quan xử lý.

a) Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng, văn thư phải khẩn trương hoàn thành các công việc tại điểm 2, điều 13 và thực hiện chuyển ngay, đưa trực tiếp đến cá nhân có trách nhiệm liên quan xử lý với thời gian nhanh nhất, hoặc các văn bản có thời gian quy định theo ý kiến của lãnh đạo Văn phòng cũng phải được chuyển ngay đảm bảo theo yêu cầu.Trường hợp người liên quan trực tiếp xử lý không có mặt ở cơ quan thì dùng phương tiện điện thoại thông báo cho cá nhân đó biết về nội dung văn bản, mức độ “khẩn” hoặc thời gian cụ thể;

b) Các văn bản khác phải được chuyển ngay trong ngày đến cá nhân có liên quan xử lý, trường hợp đặc biệt vì lý do khách quan thì đầu giờ làm việc buổi sáng ngày hôm sau phải ưu tiên chuyển trước;

c) Các văn bản tại điểm a; mục 3; chương II nêu trên, văn thư cơ quan sau khi đã thực hiện chuyển văn bản đến cá nhân, đơn vị được phân công tiếp nhận trên phần mền, đồng thời bỏ văn bản gốc (bản giấy) vào ngăn tủ của người nhận đã quy định. Riêng đối với các loại văn bản mật chuyển trực tiếp và phải có ký nhận của người nhận văn bản;

d) Đối với các văn bản, tài liệu (hồ sơ) thuộc lĩnh vực cơ chế một cửa, một cửa liên thông, được thực hiện theo quy định riêng.

 

 

Mục 3

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

 

Điều14. Trình tự quản lý văn bản.

Tất cả các loại văn bản do cơ quan phát hành phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ký hiệu và ngày tháng của văn bản (do chuyên trách văn thư cơ quan);

2. Văn thư chuyên trách đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3. Vào sổ đăng ký văn bản đi (văn thư cơ quan);

4. Lưu văn bản đi.

 

 

Điều 15.  Chuyển phát văn bản đi

1. Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục:

a) Viết bì văn bản, đề đầy đủ tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản; địa chỉ, số, ký hiệu văn bản;

b) Văn bản có mức độ khẩn, mật thì phải đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc”, :mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” lên văn bản và bì thư, dưới số ký hiệu;

2. Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” phải được ưu tiên chuyển phát ngay sau khi đã hoàn thành theo trình tự quản lý văn bản (tại Điều 14);

3. Các văn bản đi có quy định theo tiến độ thời gian thì phải gửi đi theo đúng thời gian quy định, các văn bản đi còn lại phải đảm bảo chuyển ngay trong ngày (kể cả ngày nghỉ, thứ bảy, chủ nhật cũng phải gửi ngay)

4. Khi cần thiết và có ý kiến của lãnh đạo, Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng thông tin nhanh sau đó phải gửi bản chính theo sau khi gửi Fax, qua mạng thông tin (không áp dụng đối với văn bản có độ mật)

5. Số lượng văn bản cần gửi đến nơi nhận do người soạn thảo quy định.

 

Điều 16.  Lưu hồ sơ

1. Sau khi đăng ký và làm thủ tục ban hành, Văn thư giữ lại 01 bản chính văn bản đi để lập hồ sơ lưu giữ theo từng tháng và từng tên loại văn bản, mỗi năm chuyển lên kho lưu trữ một lần;

2. Sổ theo dõi mở mỗi năm 01 sổ, cuối năm Văn thư cơ quan khoá sổ và lưu trữ theo tệp tại kho lưu trữ.

 

Điều 17.  Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại văn bản số: 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 và Quy trình quản lý văn bản đi và đến (Mã số: QT-HC-01) Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO – 9001:2000 của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn; Tiếp nhận, xử lý, soạn thảo và ban hành văn bản áp theo Quy trình tiếp nhận, xử lý, soạn thảo và ban hành văn bản của Văn phòng và UBND tỉnh (Mã số: QT-VP-07) Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO- 9001:2000 của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn.

 

Mục 4

LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU

VÀO KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN

 

Điều 18. Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với  hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành.

a) Mở hồ sơ: Đầu năm các Phòng, chuyên viên được theo dõi giải quyết công việc gì thì ghi tiêu đề hồ sơ việc đó; 

b) Thu thập, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;

c) Biên mục hồ sơ.

2. Yêu cầu việc lập hồ sơ hiện hành.

a) Hồ sơ tài liệu phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan;

b) Tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ;

c) Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị;

d) Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức;

e) Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ và chính xác.

 

Điều 19.  Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Các Phòng và cá nhân trong cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành và  giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định;

2. Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm (có biên bản kèm theo);

3. Thời gian giao nộp, hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

a) Đối với tài liệu Hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;

b) Tài liệu khoa học hoặc chuyên ngành; sau một năm từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, cần phải lập biên bản, mỗi bên giao giữ một bản( theo mẫu quy định của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước).

 

Điều 20. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

1. Chánh, Phó Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ  ở các Phòng, chuyên viên và cá nhân;

2. Trưởng phòng Hành chính-Quản trị giúp Chánh, Phó Văn phòng đôn đốc các phòng, ban, cá nhân thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ đúng quy định;

3. Các Phòng, chuyên viên, cá nhân trong cơ quan, phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành cơ quan;

4. Cán bộ lưu trữ phối hợp với các Phòng, chuyên viên, cá nhân lập hồ sơ hiện hành và tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả.

 

 

Mục 5

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

 

Điều 21. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Tất cả các loại dấu của cơ quan, giao cho nhân viên văn thư chuyên trách cơ quan giữ và đóng dấu tại cơ quan;

2. cNhân viên văn thư  không được giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền, phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.

 

Điều 22. Đóng dấu

1. Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, khi đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

2. Việc đóng dấu lên phụ lục, dấu giáp lai, dấu nổi thực hiện đúng theo quy định.

    

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

 

Mục 1

 CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

 

Điều 23. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Hàng năm Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ các Phòng, chuyên viên và cá nhân vào lưu trữ cơ quan;

2. Phối hợp với các Phòng, chuyên viên và cá nhân chuẩn bị những hồ sơ tài liệu giao nộp, chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận;

3. Tiếp nhận tài liệu và lập "biên bản nhận tài liệu".

 

Điều 24.  Chỉnh lý hồ sơ tài liệu.

1. Sau khi tiếp nhận hồ sơ tài liệu, lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ kiểm tra, chỉnh lý lại làm các công cụ tra cứu để phục vụ khai thác, nghiên cứu tài liệu có hiệu quả;

2. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước.

 

Điều 25.  Xác định giá trị tài liệu.

1. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo Quyết định số: 29/QĐ/VP ngày 01/02/2007 Của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Quy định lập hồ sơ, tài liệu và chế độ nộp lưu, thời hạn bảo quản, sử dụng tài liệu tại kho Trung tâm Lưu trữ  tỉnh Lạng Sơn. Cán bộ, chuyên viên trong quá trình theo dõi giải quyết công việc sau khi kết thúc ghi thời hạn bảo quản vào bìa hồ sơ theo các mức sau:

a) Tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn;

b) Tài liệu có thời hạn bảo quản;

c) Tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.

2. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan bao gồm:

a) Phó Chánh Văn phòng làm Chủ tịch Hội đồng;

b) Trưởng Phòng Hành chính-Quản trị, Uỷ viên;

c) Tổ trưởng Tổ Văn thư-Lưu trữ, Uỷ viên;

d) Đại diện các phòng, chuyên viên có liên quan, Uỷ viên.

 

2. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan về việc quyết định: Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị.

3. Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số, thông qua biên bản, gửi Trung tâm Lưu trữ tỉnh thẩm định, sau đó trình Chánh Văn phòng quyết định tiêu huỷ.

 

Điều 26.  Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Các Phòng, chuyên viên, đơn vị trực thuộc phải giao nộp đầy đủ tài liệu, hồ sơ. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm thu thập các tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ và những tài liệu, hồ sơ thuộc diện lưu trữ lịch sử;

2. Mọi tài liệu, hồ sơ của các Phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc được giữ lại theo dõi một năm tại đơn vị, sau một năm phải thống kê danh mục đầy đủ hồ sơ, tài liệu nộp lưu trữ cơ quan theo quy định.

 

Điều 27.  Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Chánh Văn phòng quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, sau khi đã có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Lưu trữ cấp tỉnh.

2. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền, khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết những thông tin tài liệu, lập thành biên bản có chữ ý của các thành viên trong Hội đồng tiêu huỷ cơ quan (mồi lần tiêu huỷ đều có thành lập Hội đồng tiêu huỷ).

 

Điều 28. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

1. Lưu trữ  có trách nhiệm tham mưu cho Chánh Văn phòng quyết định thành phần, loại hình tài liệu cần nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định;

2. Thời gian giao nộp các loại hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo Điều 8 quyết định số:20/2007/QĐ-UBND ngày 18/4/2007 của UBND tỉnh quy định quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh.

 

 

Mục 2

THỐNG KÊ, BẢO QUẢN  TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

 

Điều 29. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Cán bộ phụ trách lưu trữ có nhiệm vụ thống kê tài lưu lưu trữ tại cơ quan mình và các phòng, chuyên viên và đơn vị trực thuộc Văn phòng; 

2. Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ với cơ quan  lưu trữ cấp trên theo quy định;

3. Lưu trữ các loại sổ sách thống kê trong kho lưu trữ của cơ quan để phục vụ khai thác như:

a) Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu;

b) Sổ danh mục hồ sơ, tài liệu;

c) Sổ đăng ký khai thác hồ sơ, tài liệu.

 

Điều 30. Bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành

1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ;

2. Chánh Văn phòng là người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ; 

3. Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện để bảo quản tài liệu lưu tr;

4. Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai, phòng gian, bảo mật, chống côn trùng, nắm mốc đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

5. Cán bộ lưu trữ hiện hành có trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, xây dựng các khâu nghiệp vụ khoa học lưu trữ, để phục vụ, khai thác hồ sơ tài liệu có hiệu quả.

 

Mục 3

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN

         

Điều 31.  Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Việc khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành được thực hiện như sau:

a) Lưu trữ chuyên trách cơ quan có trách nhiệm phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu cho cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan theo nhu cầu để phục vụ công tác;

b) Đối với độc giả ngoài cơ quan phải có giấy chứng minh thư nhân dân hoặc giấy giới thiệu và có ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh.

2. Các thủ tục khai thác về việc sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành đối với từng loại hồ sơ cần được xác định rõ thời điểm và nội dung loại hồ sơ cần khai thác, khi sử dụng xong phải hoàn trả đầy đủ hồ sơ vào lưu trữ.

3. Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ:

a) Nghiên cứu tại phòng đọc;

b) Cho mượn (đối với cán bộ trong cơ quan) nhưng phải ký nhận theo quy định;

c) Phô tô văn bản.

 

Điều 32.  Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có các loại sổ sách để quản lý như: Sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả.

 

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

 

Điều 33. Tổ chức thực hiện.

Phòng Hành chính-Quản trị, các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai thực hiện về công tác văn thư và lưu trữ theo Quy chế này. Trong quá trình thực hiện có vấn đề phát sinh, vướng mắc cần kịp thời báo cáo lãnh đạo văn phòng giải quyết.

 

Điều 34. Khen thưởng và xử lý vi phạm.

1. Các phòng, chuyên viên cơ quan và cá nhân thực hiện tốt quy chế được khen thưởng theo quy định của cơ quan;

2. Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được gắn với nội dung thi đua của các phòng, đơn vị trực thuộc và cá nhân trong việc bình xét khen thưởng thành tích hàng năm của cơ quan;

3. Nếu vi phạm quy chế tuỳ theo mức độ vi phạm mà xử lý theo quy định của pháp luật.

 

Điều 35. Hiệu lực văn bản.

1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện sẽ có sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế và đúng với các văn bản quy định của Nhà nước;

2. Phòng Hành chính-Quản trị có trách nhiệm tổng hợp những ý kiến đóng góp và đề xuất điều chỉnh, bổ sung nếu cần thiết;

3. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Chánh Văn phòng UBND tỉnh xem xét quyết định trên cơ sở đề xuất của Phòng Hành chính- Quản trị./.

 

 

                                                                                KT.CHÁNH VĂN PHÒNG

                                                                          PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

 

                                                                                        Đã ký

                                                                                

                                                                                    Nguyễn Quốc Khánh

 

Đính kèmDung lượng
QCVT-LTVP.doc88.5 KB

VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN

Trưởng Ban Biên tập: Nguyễn Hữu Chiến, Chánh Văn Phòng UBND tỉnh.

Địa chỉ : Đường Hùng Vương, phường Chi Lăng, Thành phố Lạng Sơn.

Điện thoại : 025 3812 605 – Fax: 025 3812 336 ; Email : vanphong@langson.gov.vn hoặc ubndls@langson.gov.vn

Thiết kế và xây dựng : Công ty cổ phần Công Nghệ Bình Minh www.binhminh.com.vn