Tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 06 tháng đầu năm 2017 (147/BC-BCĐ ngày 28/6/2017).

Thứ Năm, 11/02/2017 - 14:52

UBND HUYỆN TRÀNG ĐỊNH

BAN CHỈ ĐẠO ISO

 

 

Số: 147/BC-BCĐ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

 

Tràng Định, ngày 28 tháng  6  năm 2017

 

BÁO CÁO

Tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống

quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 06 tháng đầu năm 2017

 

 

 

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước và giải quyết toàn bộ thủ tục hành chính trên địa bàn huyện được công bố kết quả của đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính ban hành theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ đối với các lĩnh vực hoạt động. UBND huyện Tràng Định báo cáo như sau:

I. CÔNG TÁC CHỈ ĐẠO TRIỂN KHAI

Thực hiện Quyết định số 1144/QĐ-UBND ngày 22/7/2011 của UBND tỉnh Lạng Sơn về việc phê duyệt đề án thực hiện áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào các cơ quan hành chính nhà nước và kế hoạch số 17/KH-BCĐ ISO ngày 29/3/2013 của Ban chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO tỉnh Lạng Sơn về triển khai thực hiện đề án vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Lạng Sơn. UBND huyện Tràng Định đã chủ động phối hợp với đơn vị tư vấn do Sở Khoa học và Công nghệ mời chỉ định thực hiện việc xây dựng các quy trình thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đối với một số cơ quan, đơn vị tên địa bàn huyện. Ngày 13/8/2012 Tổng Cục đo lường chất lượng đã có Quyết định 1567/QĐ-TĐC về việc cấp giấy chứng nhận trong hoạt động thực hiện chức năng quản lý nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn huyện Tràng Định theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008. Uỷ ban nhân dân huyện đã ban hành các Quyết định: Quyết định số 3661/QĐ-UBND ngày 25/10/2017 Về việc Kiện toàn Ban Chỉ đạo và Tổ công tác giúp việc Ban Chỉ đạo xây dựng hệ thống  quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 huyện Tràng Địnhvà Quyết định số 3070/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 về việc công bố hệ thống quản lý chất lượng tại UBND huyện Tràng Định phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008. Ngày 01/9/2016 UBND huyện Tràng Định đã ban hành Quyết định số 3069/QĐ-UBND Về việc ban hành tài liệu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 tại UBND huyện Tràng Định.

Trong quá trình thực hiện, Ban Chỉ đạo ISO huyện thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng; bổ sung hồ sơ trong quá trình áp dụng.

II. TÌNH HÌNH XÂY DỰNG, ÁP DỤNG, DUY TRÌ VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008

1. Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL)

Việc triển khai áp dụng HTQLCL đã góp phần tích cực trong giải quyết các công việc chuyên môn của các đơn vị được áp dụng trong huyện; các quy trình, thủ tục được cụ thể hóa, giảm bớt các thủ tục giấy tờ rườm rà, không cần thiết giảm bớt thời gian giải quyết công việc, trong đó xác định rõ chức năng, trách nhiệm của từng cơ quan, phòng ban, từ đó từng bước nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của cán bộ, công chức trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

2. Hoạt động phổ biến, hướng dẫn áp dụng hệ thống tài liệu, quy trình giải quyết công việc cho toàn bộ cán bộ, công chức trong phạm vi xây dựng và áp dụng HTQLCL

UBND huyện đã duy trì HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 Việc áp dụng các quy trình đã và đang mang lại hiệu quả thiết thực, phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính theo hướng hiện đại, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu về cải cách hành chính trên địa bàn.

3. Sự tuân thủ của cơ quan đối với tất cả các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, chính sách chất lượng, mục tiêu, quy trình, thủ tục, các quy định có liên quan khác và các yêu cầu pháp luật có liên quan

HTQLCL góp phần tích cực trong giải quyết công việc chuyên môn của đơn vị, Giúp vận hành cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” có hiệu quả hơn. UBND huyện Tràng Định xây dựng chính sách chất lượng phù hợp với từng giai đoạn, xây dựng mục tiêu kế hoạch năm của huyện xây dựng quy trình, thủ tục các phòng ban chuyên môn phải xác định rõ trách nhiệm khi giải quyết công việc, theo tiêu chuẩn ISO yêu cầu các khâu phối hợp phải được kết nối với nhau hợp lý, từ đó có thể thấy rõ khâu nào bị chồng chéo, bất hợp lý để cải tiến cho phù hợp, phục vụ các tổ chức và người dân tốt hơn.

          - Đối với các phòng: Tư pháp, Tài nguyên và Môi trường, Nội vụ đã xây dựng quy trình ISO riêng của đơn vị, cụ thể:

          + Phòng Tư pháp: Ban hành 07 quy trình hệ thống và 11 quy trình Chuyên môn;

          + Phòng Tài nguyên và Môi trường: Ban hành 07 quy trình hệ thống và 11 Quy trình chuyên môn;

          + Phòng Nội vụ: Ban hành 07 quy trình hệ thống và 28 quy trình chuyên môn.

4. Việc thực hiện các quy trình giải quyết công việc và các quá trình được xác định trong HTQLCL

Các đơn vị kiểm soát quá trình giải quyết công việc thông qua việc sử dụng phiếu theo dõi xử lý công việc và sổ theo dõi kết quả kèm theo. Việc sử dụng phiếu theo dõi xử lý công việc cho phép kiểm soát được thời gian giải quyết và trách nhiệm giải quyết công việc giữa các bộ phận. Vẫn còn có quy định trong quy trình ISO cách thức kiểm soát công việc bằng phiếu theo dõi xử lý công việc nhưng thực tế không áp dụng phiếu hoặc có áp dụng nhưng chưa kiểm soát được thời gian và trách nhiệm xử lý công việc giữa các bộ phận.

5. Hoạt động xem xét của lãnh đạo và hoạt động đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp

Sự quyết tâm của Lãnh đạo UBND huyện, tập thể, cán bộ, công chức các đơn vị tham gia tích cực trong việc xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL theo TCVN 9001:2008 vào hoạt động quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước ở huyện. Công tác tổ chức triển khai thực hiện, tuyên truyền phổ biến Hệ thống ISO được các cơ quan đơn vị lồng ghép tại các cuộc họp, từ đó cán bộ, công chức nắm rõ hơn các quy trình tác nghiệp theo từng lĩnh vực được phân công phụ trách, góp phần vào công tác cải cách hành chính tại đơn vị có hiệu quả hơn. Hàng năm lãnh đạo đơn vị cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo, tập huấn về lĩnh vực ISO do Sở Khoa học và Công nghệ tổ chức nhằm bổ sung thêm kiến thức cho cán bộ, công chức.

Ngày 16 tháng 10 năm 2017, UBND huyện đã ban hành Kế hoạch số  174  /KH-UBND Triển khai xây dựng mô hình điểm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của UBND cấp xã năm 2017.

6. Hoạt động xử lý khiếu nại của lãnh đạo và hoạt động đánh giá nội bộ, thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp

Tất cả các đơn vị đều có thu thập ý kiến thỏa mãn của khách hàng bằng phiếu thu thập thông tin, trong quá trình thực hiện không có các khiếu nại của khách hàng liên quan đến lĩnh vực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên việc lấy ý kiến khách hàng hiện nay của đơn vị chưa cải tiến được cách thực hiện nên việc thu thập ý kiến khách hàng còn ít so với khối lượng hồ sơ xử lý của đơn vị, còn mang tính hình thức.

7. Hoạt động cải tiến trong HTQLCL

Hệ thống quản lý chất lượng của tất cả các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện đang được áp dụng và duy trì. nhưng vẫn còn một số ít các cơ quan chưa thực sự quan tâm đầy đủ, kịp thời nên công tác cập nhật, sửa đổi, bổ sung, soát xét tài liệu theo hệ thống còn chậm. Quá trình thực hiện gặp nhiều khó khăn, lúng túng trong cách thức tiến hành. Phần lớn cán bộ, công chức phụ trách xây dựng và duy trì hệ thống ISO của các đơn vị là kiêm nhiệm khối lượng công việc nhiều nên thời gian dành cho việc theo dõi áp dụng và duy trì HTQLCL tại các bộ phận thuộc cơ quan ảnh hưởng đến tính hiệu lực của HTQLCL

III. VIỆC TUÂN THỦ THEO CÁC QUY ĐỊNH TẠI QUYẾT ĐỊNH SỐ 19/2014/QĐ-TTg

1. Việc bảo đảm sự tham gia của lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL

UBND huyện đã thành lập Ban Chỉ đạo ISO để triển khai xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, trong đó đồng chí Phó Chủ tịch UBND làm Trưởng ban, Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện làm Phó Trưởng ban Thường trực kiêm đại diện lãnh đạo chất lường (QMR) và các thành viên là Thủ trưởng các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện, thư ký là chuyên viên của Văn phòng HĐND&UBND huyện, chuyên viên phòng Nội vụ.

2. Việc người đứng đầu cơ quan xác nhận hiệu lực của HTQLCL

Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng khi ban hành đều có người soạn thảo, người kiểm tra và ký ban hành của lãnh đạo.

3. Việc công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 và thông báo bằng văn bản đến cơ quan chủ trì theo dõi, tổng hợp, niên yết tại trụ sở cơ quan

Việc công bố, niêm yết tại trụ sở cơ quan về Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001: 2008 của các đơn vị áp dụng trên địa bàn huyện thực hiện chưa được thường xuyên.

4. Việc cp nhật các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc HTQLCL

Tất cả các đơn vị xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dựa trên thủ tục hành chính, các đơn vị đều cập nhật kịp thời các thay đổi của văn bản quy phạm pháp luật vào quy trình ISO. Một số chưa cập nhật vào quy trình ISO do vẫn chờ TTHC công bố sửa đổi.

5. Việc công bố lại khi có sự điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng HTQLCL: Có thực hiện công bố lại HTQLCL khi có sự thay đổi điều chỉnh, mở rộng phạm vi áp dụng HTQLCL. Tuy nhiên một số chưa kịp thời cập nhật công bố HTQLCL do chờ TTHC công bố sửa đổi.

IV. ĐÁNH GIÁ CHUNG

1. Kết quả đạt được

Công tác duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong những năm qua và cụ thể là phiên bản ISO 9001:2008 đã đạt được những kết quả đáng khích lệ; việc áp dụng các quy trình đã mang lại hiệu quả thiết thực, phù hợp với xu thế xây dựng nền hành chính hiện đại theo hướng công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính nói chung và của đơn vị nói riêng.

Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đã góp phần tích cực trong giải quyết các công việc chuyên môn của các đơn vị; các quy trình được cụ thể hóa, giảm bớt các giấy tờ, thủ tục không cần thiết cũng như thời gian giải quyết công việc; xác định rõ trách nhiệm của cán bộ, công chức; từng bước nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, công chức trong đơn vị.

2. Những tồn tại, hạn chế

Bên cạnh những thuận lợi trên, việc áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 cho các cơ quan hành chính nhà nước tại huyện còn gặp phải một số khó khăn cần khắc phục như sau:

Tuy đã có nhiều chuyển biến tích cực của lãnh đạo các cơ quan hành chính trong công tác chỉ đạo tổ chức triển khai áp dụng và duy trì, cải tiến thường xuyên HTQLCL, nhưng vẫn còn một số ít các cơ quan chưa thực sự quan tâm đầy đủ, kịp thời nên công tác cập nhật, sửa đổi, bổ sung, soát xét tài liệu theo hệ thống còn chậm. Quá trình thực hiện gặp nhiều khó khăn, lúng túng trong cách thức tiến hành. Phần lớn cán bộ, công chức phụ trách xây dựng và duy trì hệ thống ISO của các đơn vị là kiêm nhiệm, khối lượng công việc nhiều, hoặc do luân chuyển, điều động cán bộ nên chưa được tập huấn sử dụng Hệ thống vào xử lý công việc, nên thời gian dành cho việc theo dõi áp dụng và duy trì HTQLCL tại các bộ phận thuộc cơ quan ảnh hưởng đến tính hiệu lực của HTQLCL.

Việc nghiên cứu, tìm hiểu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 để vận dụng vào thực tế ở các cơ quan đơn vị hành chính vấn còn hạn chế, mặt khác HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 là công việc quản lý mới, nhiều thủ thuật, ngôn ngữ trong tiêu chuẩn khó hiểu dẫn đến việc áp dụng, tiếp cận với HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 của cán bộ, công chức đôi khi còn hạn chế.

Trên đây là báo cáo của UBND huyện về tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 06 tháng đầu năm 2017./.

 

 

 

CHỦ TỊCH

 

 

 

Lý Văn Lâm

 

CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ HUYỆN TRÀNG ĐỊNH - TỈNH LẠNG SƠN

Địa chỉ:  Văn phòng UBND Huyện, Thị trấn Thất Khê, huyện Tràng Định, tỉnh Lạng Sơn

Điện thoại: (025) 3.883.072; Fax: (025) 3.883.344 ; Email: trangdinh@langson.gov.vn