Sở ban ngành, huyện thị
Liên kết Websites

Dự báo thời tiết
Lạng Sơn28
Hà nội 29
Đà Nẵng33
Hồ Chí Minh31

Về việc hướng dẫn triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2013

Thứ Ba, 26/02/2013 - 05:49
UBND TỈNH LẠNG SƠN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ NỘI VỤ
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số:   97   /SNV-CCVTLT
Lạng Sơn, ngày   23    tháng   02 năm 2013
V/v hướng dẫn triển khai thực hiện
 công tác văn thư, lưu trữ năm 2013
 

 

                             Kính gửi:

                                              - Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

                                              - Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

 

Thực hiện chức năng giúp UBND tỉnh quản lý Nhà nước về công tác Văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013;

Căn cứ văn bản số 71/VTLTNN-NVĐP ngày 04/02/2013 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ vào tình hình thực tế, Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 như sau:

I. QUẢN LÝ CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Các cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố tăng cường phổ biến, tuyên truyền sâu rộng Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, các quy định của pháp luật hiện hành và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.

2. Về xây dựng, ban hành văn bản

Căn cứ Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và văn bản chỉ đạo của tỉnh về lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức rà soát các văn bản bản quản lý đã ban hành xét thấy không còn phù hợp với quy định hiện hành thì sửa đổi bổ sung hoặc thay thế, trọng tâm là:

-  Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

-  Danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Ban hành mới hoặc sửa đổi bổ sung Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan (Đối với các Sở, ban, ngành căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Đối với Ủy ban nhân dân các cấp thực hiện theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh và hướng dẫn UBND cấp huyện xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của UBND cấp huyện).

- Xây dựng nội quy kho Lưu trữ cơ quan, văn thư cơ quan; Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu.

3. Công tác tổ chức cán bộ

- Về tổ chức và biên chế

Các cơ quan, tổ chức, các huyện, thành phố bổ sung sắp xếp biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo thực hiện việc tuyển dụng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo biên chế, đúng ngạch bậc, chuyên ngành đào tạo; thực hiện chế độ tiền lương, chế độ phụ cấp, độc hại cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ

Năm 2013 Sở Nội vụ tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các Sở, ngành, huyện, thành phố. Các huyện, thành phố tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho các Phòng, ban và các xã, phường, thị trấn.

4. Kinh phí cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ

Căn cứ vào tình hình thực tế các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng nhu cầu kinh phí trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chủ động bố trí ngân sách cho hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc địa bàn quản lý. Kinh phí giành cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào những nội dung sau:

- Tổ chức hội nghị phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ.

- Đầu tư xây dựng, cải tạo nâng cấp hệ thống kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu.

- Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

II. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Thực hiện các quy trình nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản đúng thể thức, đúng thẩm quyền và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

2. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và hướng dẫn, tổ chức lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.

3. Quản lý sử dụng con dấu an toàn, chặt chẽ đúng quy định bảo mật.

4. Công tác thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ.

Các cơ quan, tổ chức, các huyện, thành phố thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.

5. Chỉnh lý tài liệu, tiêu hủy tài liệu.

- Tiếp tục tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu để giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý.

-  Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

6. Bảo vệ, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu.

- Cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới kho lưu trữ đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu.

- Trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu theo yêu cầu của ngành. Thực hiện việc vệ sinh kho, tài liệu, khử trùng tài liệu phòng chống mối mọt theo đúng quy định .

- Bố trí phòng đọc đảm bảo điều kiện thuận lợi cho độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu.

- Hoàn thiện các công cụ tra cứu; mở sổ theo dõi việc khai thác sử dụng tài liệu. Chủ động công bố, giới thiệu tài liệu dưới nhiều hình thức nhằm phát huy giá trị tài liệu.

 

III. CÔNG TÁC KIỂM TRA, HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ

1. Về kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn

- Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và hướng dẫn kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh.

- Các cơ quan, tổ chức thực hiện kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.

- Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thực hiện kiểm tra, hướng dẫn đối với các phòng, ban, đơn vị thuộc huyện và các xã, phường, thị trấn.

2. Nội dung kiểm tra

- Việc tuyên truyền, phổ biến các văn bản quản lý, chỉ đạo của nhà nước; việc triển khai các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của cơ quan cấp trên về công tác văn thư, lưu trữ: Luật Lưu trữ; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Quyết định số 3662/QĐ-BNV ngày 13/10/2011của Bộ Nội vụ tổ chức triển khai áp dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/ 11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ.

- Về công tác tổ chức, cán bộ ( biên chế, trình độ việc thực hiện chế độ chính sách đối với công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ).

- Về thực hiện các khâu nghiệp vụ:

Đối với công tác văn thư

+ Công tác soạn thảo và ban hành văn bản,

+ Quản lý văn bản đi, đến ( ứng dụng công nghệ thông tin, mở các loại sổ đăng ký theo quy định),

+ Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan,

+ Quản lý và sử dụng các loại dấu,

+ Quản lý tài liệu mật.

Đối với công tác lưu trữ:

+ Việc thu thập, chỉnh lý tài liệu tài liệu tồn đọng, kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định

+ Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu tại kho lưu trữ,

+ Khai thác, công bố, sưu tầm sử dụng tài liệu,

+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ,

+ Kinh phí đầu tư xây dựng hoặc cải tạo kho lưu trữ, mua sắm các trang thiết bị bảo quản.

Căn cứ những nội dung định hướng chủ yếu về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước năm 2013 trên, các cơ quan, tổ chức, UBND các huyện, thành phố căn cứ chức năng, nhiệm vụ, xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước năm 2013 của cơ quan và các đơn vị trực thuộc, đồng thời gửi Sở Nội vụ để theo dõi.

Sở Nội vụ kiểm tra, giám sát việc thực hiện của các cơ quan, tổ chức, UBND các huyện, thành phố và tổng hợp báo cáo kết quả về UBND tỉnh theo quy định./.

 

Nơi nhận:

 

GIÁM ĐỐC

- Như trên;

- Cục VT&LT Nhà nước(b/c);

- UBND tỉnh (b/c);

- Lãnh đạo Sở NV;

- VP, CCVTLT (03);

- Phòng Nội vụ các huyện, TP;

- Lưu: VT, CCVTLT.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(Đã ký)

 

 

 

 

  Hứa Hải Quỳnh

 

TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

Địa chỉ: Số 4 đường Quang Trung, phường Chi Lăng, thành phố Lạng Sơn, tỉnh Lạng Sơn

Điện thoại: (025) 3.812.110; Fax: (025) 3.812.498; Email: sonoivu@langson.gov.vn

Thiết kế và xây dựng: Công ty Cổ phần Công nghệ Bình Minh www.binhminh.com.vn